Toegankelijk alternatief voor de PDF

Om maar direct met de deur in huis te vallen: pdf’s zijn niet bedoeld voor online gebruik. Het zijn documenten die bedoeld zijn om te printen. Daarop zijn ze ingericht. De digitale toegankelijkheid van pdf’s laat vaak veel te wensen over, waardoor ze niet voor alle lezers bruikbaar zijn.

Zo zijn pdf’s opgemaakt op formaten die niet corresponderen met alle varianten van schermen waar we tegenwoordig op lezen. De kolommen, kleine letters en de manier waarop afbeeldingen worden gebruikt doen het prima in print, maar maken het online lezen een uitdaging. Pagina’s worden opgeknipt, wat de doorzoekbaarheid voor bijvoorbeeld Google aantast. En dat zijn slechts de hindernissen die alle gebruikers treffen.

Veel pdf-generatoren houden onvoldoende rekening met inclusie. Daardoor is het niet vanzelfsprekend dat ze door een screenreader kunnen worden voorgelezen. Ook vereist het kennis van zaken en de juiste software om een pdf toegankelijk te maken en bijvoorbeeld te voorzien van goede, logische navigatiemogelijkheden. Het is zodoende voor veel (visueel) beperkten überhaupt niet mogelijk om een pdf te lezen.

Ontoegankelijke pdf’s vormen een risico voor organisaties die moeten voldoen aan de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) of andere toegankelijkheidsnormen. Voldoen hun digitale producten, bijvoorbeeld websites en documenten, daar niet aan, dan voldoen ze niet aan de wet.

Een website die een ontoegankelijke pdf bevat, is per definitie niet meer digitaal toegankelijk. Plaats je ontoegankelijke pdf’s op je website, dan kan dat dus leiden tot problemen voor individuele gebruikers, zoekmachines en de website zelf. Daarbij komt dat pdf’s in veel gevallen overbodig zijn.

Het is dus vrij ingewikkeld om een gegarandeerd toegankelijke pdf te maken. Daarom is het belangrijk dat je je vooraf afvraagt of wat jij te publiceren hebt, bedoeld is voor print- of drukwerk. Zo ja, dan maak je er een pdf van. Is de informatie alleen bedoeld voor online verspreiding (en dat is heel vaak het geval), kies dan voor online publiceren. Dat kan bijvoorbeeld op een website, of met Publiqa.

Een groot voordeel van online publiceren is dat je de inhoud zelf in de hand hebt. Is de informatie op je website achterhaald, dan pas je zonder tussenkomst van een vormgever zelf de content aan. De up-to-date inhoud is daarna direct juist te indexeren door Google.

Werk je met een pdf, dan moet je niet alleen de oude pdf (laten) updaten maar ook controleren of alle links naar de nieuwe pdf bijgewerkt zijn wanneer deze een nieuwe naam of webadres krijgt. Ook is de kans groot dat er een oude versie van de pdf (en dus achterhaalde informatie) blijft ronddolen op internet, waar je als eigenaar minder grip op hebt. Deze moeilijkheden voorkom je met een online publicatie.

Wanneer je tóch graag een pdf wilt plaatsen of het om een of andere reden verplicht is, dan kun je de volledige inhoud van je pdf’s daarnaast ook nog online publiceren.

Laat de toegankelijkheid van je pdf te wensen over, dan is de digitaal toegankelijke online publicatie een goed alternatief. Zo is de informatie voor iedereen beschikbaar en is jouw digitale toegankelijkheid gegarandeerd.

Vergeet niet in de pdf een toegankelijke link te plaatsen naar de online versie.

Het is dus belangrijk om (waar mogelijk) op zoek te gaan naar een alternatief voor pdf’s. Dat verhoogt je digitale toegankelijkheid en het geeft je controle over je content. Uiteindelijk scheelt dat veel tijd en geld. Publiqa maakt het maken van toegankelijke html-pagina’s voor iedereen mogelijk en is zodoende een uitstekend alternatief voor pdf.